L’archivio da portare a casa
Un unico file sul tuo portatile, che non sposta i PDF: li descrive. Otto informazioni per ogni documento, scelte dopo aver visto le cartelle di molte persone diverse.
Perché un archivio e non una cartella più ordinata
Una cartella ordina i file in un solo modo: per banca, oppure per anno, oppure per tipo. L’archivio li tiene dove sono e ti fa cercare in tutti e tre i modi insieme. «Tutti i rendiconti dei costi degli ultimi tre anni, di tutti gli intermediari» diventa una ricerca, non un pomeriggio.
Le otto informazioni
La cartella del tuo disco, così lo ritrovi anche se il nome non dice niente.
Una sigla breve ricavata dal contenuto: serve a scoprire le copie identiche.
Estratto, rendiconto, contratto, comunicazione.
Quello scritto dentro il documento, non la data in cui l’hai scaricato: è l’informazione che l’assistente sbaglia più spesso, e quella che controlliamo di più in aula.
Proposto dall’assistente, corretto da te.
Se è una copia o una rettifica, il documento a cui si collega.
Principale, copia, versione, da guardare.
Cosa gira sul portatile
Tre programmi gratuiti: uno per l’archivio, uno per estrarre il testo dai PDF, uno per il piccolo modello che propone titoli ed etichette. Più lo script che scrivi in aula. Nessun abbonamento, nessun account, niente che parte verso internet. I PDF restano dove li avevi messi.
Copie di sicurezza
L’archivio è un file solo: per questo è facile da copiare. In aula si imposta una copia automatica su un disco esterno e si numerano le versioni, così se un confronto va storto torni a quella del giorno prima.
La revisione dopo trenta giorni
Se la scegli nel modulo, dopo un mese ci mandi il file dell’archivio, senza i PDF e senza importi. Andrea lo guarda, prepara le note e ne parlate mezz’ora in video. Costa €45 e si paga con lo stesso bonifico del corso.